8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de Maelectricos S.A.S, en calidad de responsable o encargado de este, se regirán por los siguientes parámetros:

8.1. Tratamiento de datos de participantes en procesos de selección 

Los datos personales de las personas aspirantes a vincularse laboralmente en la empresa serán recolectados y almacenados en carpetas del área de recursos humanos, y serán usados exclusivamente en desarrollo del proceso de selección. 

Todos los aspirantes laborales deberán conceder su autorización a la Empresa, quien les explicará el tratamiento que se dará a sus datos. Culminado el proceso, la empresa podrá optar por la destrucción de la información, o el almacenamiento de la misma en sus bases de datos para futuros procesos de selección por un término no superior a 1 año. 

En caso de ser seleccionada la persona, su información será almacenada, con ella se abrirá su expediente, y se usará para fines exclusivos de la relación laboral.

8.2. Tratamiento de datos de empleados 

Cada empleado tendrá una carpeta virtual o física que contenga toda la información requerida para el desarrollo de la relación laboral y el cumplimiento de las demás obligaciones legales. Podrán tener acceso a esta, el personal de recursos humanos y directivos de la empresa. La empresa tomará todas las medidas de seguridad necesarias para proteger la confidencialidad y en especial datos sensibles.

La Empresa suministrará los datos del trabajador exclusivamente a las empresas de seguridad social escogidas por el empleado o a la caja de compensación a la que ha sido afiliado el empleador, con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones patronales. 

La Empresa no venderá, alquilará, comercializará ni transferirá ningún tipo de información personal sin el consentimiento previo, escrito y explícito de los empleados, a menos que tenga la obligación de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes.

La Empresa conservará los datos personales del empleado durante el término de duración de la relación laboral, más todo el término que por mandato legal sea requerido, vencido este se eliminará la información.

8.3. Tratamiento de datos personales de contratistas, proveedores y clientes 

La Empresa solicitará previa autorización a los contratistas, proveedores y clientes para el tratamiento de sus datos personales. El tratamiento que se le da a la información consiste en el almacenamiento en nuestras bases de datos para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales que se derivan del tipo de contrato que se celebre. Maelectricos S.A.S podrá utilizar la información recolectada para enviar información o publicidad sobre sus productos y servicios.

Mediante esta información, se mantendrá una comunicación fluida para garantizar una ejecución satisfactoria del contrato. 

La Empresa no venderá, alquilará, comercializará ni transferirá ningún tipo de información personal sin el consentimiento previo, escrito y explícito de los contratistas, a menos que tenga la obligación de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes.

La información se mantendrá almacenada y usada durante el término de vigencia o duración del contrato celebrado, más todo el término que por mandato legal sea requerido, vencido este, se eliminará la información.

8.4. Tratamiento de datos personales de accionistas

El tratamiento que se le da a la información consiste en el almacenamiento en las bases de datos para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales que se derivan del contrato de sociedad suscrito con el socio.

Mediante esta información se mantendrá una comunicación fluida para recibir y enviar informes generales y en especial sobre el manejo y administración de la sociedad, convocatorias y citaciones, para manejos contables, y en general para darle a conocer información relevante y necesaria sobre cualquier situación contable, financiera, jurídica, administrativa, contractual y en general toda la información que deben o puedan recibir los accionistas de Maelectricos S.A.S. La información se mantendrá almacenada y usada durante el término en que el accionista ostente tal calidad, más todo el término que por mandato legal sea requerido.

Teniendo en cuenta que Maelectricos S.A.S, es una sociedad por acciones simplificada, los datos e información personal de las personas que llegaren a tener la calidad de accionistas, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información se realizará conforme a las normas del Código de Comercio que disciplinan la materia.

La Empresa no venderá, alquilará, comercializará ni transferirá ningún tipo de información personal sin el consentimiento previo, escrito y explícito de los accionistas, a menos que tenga la obligación de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes.

8.5. Tratamiento de datos sensibles, niños, niñas y adolescentes

Maelectricos S.A.S dará tratamiento a los datos sensibles que recolecte, respetando los requisitos particulares establecidos en el decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen. 

En relación con los datos de los niños, niñas y adolescentes su tratamiento se efectuará siempre que: (i) Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; (ii) Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales; (iii) se cuente con autorización de su tutor o representante legal; (iv) Se tendrá en cuenta su opinión sobre el particular.

8.6. Transferencia de datos personales

Eventualmente la información personal de aspirantes, empleados, accionistas, contratistas, proveedores y clientes podrá ser compartida con empresas vinculadas a Maelectricos S.A.S ubicadas en el territorio nacional y en el extranjero. En estos casos, Maelectricos S.A.S verificará que la empresa vinculada ofrezca un nivel adecuado de protección a la información personal, y en aras de reforzar dicha protección, celebrará contratos de transmisión de datos personales definiendo las reglas y responsabilidades en cabeza de cada parte. 

Así mismo, cuando la transferencia se realice a un país que no ofrezca un nivel adecuado de protección, esta solo se realizará previa emisión de declaración de conformidad por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio o de la Autoridad competente que la reemplace. 

Finalmente, toda transferencia internacional de datos estará precedida por la autorización expresa emitida por su titular.

9. TIPOS DE INFORMACIÓN RECOLECTADOS POR MAELECTRICOS

Dependiendo del tipo de relación, la Empresa puede recolectar y usar información de terceros, que incluye, de manera enunciativa pero no taxativa, información de los siguientes tipos:

(a) Información identificativa (por ejemplo, nombre, domicilio, código postal, número de teléfono, número de teléfono móvil, dirección de correo electrónico, documento de identificación, organización en la que trabaja y cargo en la misma, etc.).

(b) Información familiar, estado civil, hijos, personas a cargo, etc.

(c) Información laboral.

(d) Información bancaria y financiera.

(e) Datos biométricos.

10. DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La Empresa podrá divulgar sin autorización del titular, total o parcialmente la información personal recolectada para responder a exigencias judiciales o administrativas, para la protección de sus derechos legales o la defensa de sus intereses en todo tipo de litigios, la protección de sus intereses, o para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de cualquier persona.

La Empresa podrá suministrar información personal a una autoridad gubernamental, judicial u organismo de seguridad que solicite dicha información conforme a la ley. La Empresa proporcionará la colaboración e información razonables para responder a dicha solicitud.

11. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La Empresa tomará las medidas técnicas, administrativas e informáticas apropiadas para proteger la información personal recolectada, con el debido cumplimiento de las obligaciones y excepciones correspondientes conforme a la legislación vigente. Solo podrán tener acceso a la información personal de los titulares, los empleados o directivos autorizados que necesiten acceder a dicha información para poder cumplir con sus tareas laborales.

Así mismo, para el cumplimiento y supervisión de la protección de la información personal, Maelectricos S.A.S ha designado un oficial debidamente capacitado que se encargará de verificar permanentemente el cumplimiento de las normas y el respeto de los derechos de los titulares de la información. Además, adelantará jornadas de sensibilización y capacitaciones a sus funcionarios con el fin de fomentar una cultura de respeto a la protección de los datos personales.

12. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE LA INFORMACIÓN

La Empresa podrá modificar o actualizar su Política de tratamiento de la información, los cambios sustanciales serán comunicados oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas. 

Recomendamos la revisión periódica de este documento. 

13. VIGENCIA

La política de tratamientos de la información aquí contenida entra en vigencia a partir del 12 de agosto de 2020, y será publicada para su consulta en la página web de la empresa www.maelectricos.com